促進新型儀表裝置備案整治簡析
購買驗收階段設備的購買、驗收是設備檔案產生的主要階段，該階段的檔案直接反映設備購買實施的情況，是日后設備運行、開發的參考指導工具，也可以認為它是設備價值的一部分。在招投標文件及訂購合同中明確了雙方的法律責任，所以該階段檔案有很強的憑證和參考作用，特別在與生產廠家發生糾紛和日后升級改造時顯得尤其重要。這些資料檔案的完整收集，同樣會促進采購單位對采購及合同執行情況負責。
設備檔案在這一階段所收集的主要檔案包括：（1）招標、投標、評標、中標文件；（2）訂購合同；（3）驗收報告；（4）安裝調試記錄，雙方簽字移交文件，保修單，裝箱單；（5）隨機配備全套文件資料（包括軟盤、光盤等非紙質資料）；（6）索賠來往函件及結果處理記錄。
維護、改造、使用階段長期以來，該階段的檔案容易被忽視，收集完整率較低，而恰恰這部分檔案對儀器的日后潛力開發、升級改造有著很重要的參考依據作用。客觀上該階段與前兩個階段相比時間跨度長，幾年或者幾十年，隨著人員的變更，時間的推移，機構更迭，使得檔案后續收集歸檔不完整；主觀上檔案館工作人員也常常以為設備儀器開始正常使用，設備檔案的收集工作就結束了，而專業技術人員對收集技術檔案的范圍、職責不是很明確，主觀疏忽影響了檔案歸檔的完整率。該階段的檔案歸檔工作關鍵在于制度完備，責任到人。
該階段的檔案有：（1）使用、檢修記錄，包括有效機時記錄及年度效益評價；（2）維修報告，包括故障發生時間、原因、維修方案、維修單位、維修經費等詳細記錄；（3）維修記錄，包括維修單位出具的更換零配件品牌、型號清單，管道線路等改造情況；重大事故調查分析及處理意見；（4）技術改造升級、開發過程形成的文件，包括儀器開發的預期效益、預算經費、可行性論證及驗收簽字等。
如上所述，大型儀器設備檔案可分為靜態檔案和動態檔案兩種，靜態檔案主要是在儀器設備從申請購買到使用之前的一些隨機材料，這一部分檔案的建立健全有利于這臺設備在今后維護維修或與廠家發生矛盾時發揮作用。因為這部分檔案多是一些合同、使用說明書、圖紙和原始憑證。如果在今后使用時需要檢修就可以從檔案室中調出這臺設備的圖紙，維修人員便可按照圖紙進行修理。對這一部分技術材料，收集以后首先進行分類整理，按照材料的不同性質分類，然后按順序放好并編號，放入檔案盒中。在每一個檔案盒最前頁附一張儀器設備技術檔案卷內目錄，此表中注明：儀器名稱、設備編號、管理單位、安放地點、負責人等，并對編好號的檔案材料按順序登記在表格中，且注明每一材料的份數。進行這種歸類整理以后，便于查找，為學校教學、科研及管理工作帶來了方便。動態檔案是指儀器設備在使用過程中，使用人員每天需要填寫的精密貴重儀器設備使用記錄，其中包括這臺設備的使用機時、培訓的人員數、新開教學實驗項目、改進實驗教學項目、測試樣品數、功能利用數、科研課題社會服務項目數、維護次數等等。
綜上所述，大型儀器設備檔案與大型儀器設備是密不可分的，二者相輔相成，只有建立完善的技術檔案，才能更好地發揮大型儀器設備的使用效益。中國糧油儀器網 http://www.yoshikomatsuura.com/
